A chegada da telefonia 4.0 alterou o modo como nos comunicamos no mundo todo e determinou novas rotinas de trabalho dentro das pequenas, médias e grandes empresas.
Ela diminuiu distâncias e fez tudo ser mais dinâmico por meio das ligações — só que também gera despesas que temos que controlar. Este é um dos desafios atuais das empresas: reduzir custos com telefonia sem abrir mão da qualidade na comunicação interna.
Afinal, praticamente tudo depende de um bom funcionamento do telefone, como o processo de compras, o relacionamento com os clientes, a prospecção e, às vezes, até mesmo as vendas.
Se você está passando por essa necessidade, saiba que estamos prontos para ajudar. Neste post falaremos sobre como diminuir as despesas telefônicas de maneira prática e eficiente. Boa leitura!
Reduza os custos de telefonia com essas 11 dicas
A saúde financeira de uma organização está diretamente ligada ao controle dos custos e das despesas. Esses valores devem ser os menores possíveis para não comprometerem o orçamento da empresa.
É exatamente aqui que as contas de telefonia se encaixam, porém, saiba que você não precisa reduzir o uso, diferentemente de outras despesas. Para não prejudicar a dinâmica de comunicação dos negócios, é possível enxugar os gastos em telefonia apenas com alguns ajustes.
Assim sobra mais capital para investir na ampliação da empresa ou melhorar processos. Abaixo apresentaremos as principais dicas para fazer isso.
1. Faça um inventário
Antes de tomar qualquer medida, é extremamente importante que você conheça o perfil de utilização da sua empresa. Ao fazer um inventário da sua rede telefônica, sua perspectiva será completa e fornecerá informações suficientes para seguir as próximas etapas.
Assim, você precisa relacionar:
- quantidade de linhas fixas, ramais e terminais telefônicos;
- quais são os pacotes de telefonia móvel;
- o plano de telefonia.
Com esse levantamento em mãos, você conseguirá avaliar mais precisamente o que está sendo utilizado, o que precisa ser reduzido e quais são os gastos essenciais. Além disso, é possível até desativar serviços, linhas e ramais que não são usados, tendo uma rede exatamente do tamanho necessário.
2. Verifique as contas
Agora você entende os detalhes do que foi contratado com a operadora e o que realmente é utilizado. Então, chegou a hora de analisar as contas para identificar possíveis cobranças indevidas ou serviços que podem ser reajustados.
Muitas vezes contratamos algo, como pacotes de SMS, e com o passar do tempo já não os usamos mais como antes. Assim, você pode aproveitar o momento para cancelar o que não usa mais, além de rever alguns detalhes, como:
- valores das mensalidades atuais em relação ao que foi contratado;
- tarifas excedentes cobradas;
- descontos prometidos que foram — ou não — aplicados;
- pacotes adicionais;
- tipos de ligações mais frequentes.
Sobre as cobranças indevidas, você sabia que a Anatel determina que elas devem ser ressarcidas se ocorreram nos últimos 3 anos? Para isso é preciso entrar em contato com a operadora e pedir uma auditoria nas faturas.
Por esse motivo, é importante criar o hábito de analisar as faturas constantemente, evitando aquele comportamento de pagar apenas olhando o valor total da conta. Essa atitude também ajuda a diminuir pagamentos indevidos, como erros de cobrança e tarifação, pois nada passará despercebido.
Outro motivo para continuar verificando as contas são as mudanças no perfil de consumo da empresa, que acontecem naturalmente com o tempo. Assim fica mais fácil manter uma cobrança mais flat, reajustando os pontos necessários nos planos contratados.
3. Identifique perfis de utilização
Muitas vezes os pacotes definidos para o uso de um departamento podem não ser os ideais para outro. Por isso, é interessante avaliar o perfil de utilização de cada área e separá-los de acordo com as necessidades apresentadas.
Os telefones móveis, por exemplo, podem ser flexibilizados para oferecer mais pacotes de dados ou ligações, tudo de acordo com as prioridades do departamento. Além disso, algumas áreas podem precisar fazer ligações interurbanas ou internacionais.
Em empresas com mais funcionários, também é interessante incumbir cada gestor de controlar os gastos do seu setor, o que facilita bastante a redução da conta.
4. Renegocie os contratos
Ao realizar os passos anteriores, provavelmente você encontrará alguns ajustes a serem feitos. Sendo assim, o ideal é entrar em contato com a operadora para renegociar seu plano. Porém, uma super dica aqui é ver as promoções atuais no site da operadora.
Desde 2014, a Anatel permite o uso das promoções por todos os clientes, novos ou antigos. Só há um porém nisso: sua fidelidade será renovada por mais um tempo. Então, ao tomar essa decisão, esteja ciente de que você ficará com a mesma operadora por mais um período.
5. Estimule formas alternativas de comunicação
A tecnologia nos proporcionou várias formas de comunicação e inseri-las na rotina corporativa é um grande trunfo na hora de reduzir os custos com telefonia. Algumas opções são:
- WhatsApp;
- e-mails;
- chats internos.
É importante reforçar para os colaboradores os benefícios de utilizar os canais digitais, além de indicar o uso deles sempre que possível. Assim você desenvolve a cultura digital, tornando a comunicação da empresa mais ágil e barata.
6. Oriente os colaboradores
Não adianta nada fazer o inventário, a análise de fatura e outros ajustes se seus colaboradores não forem instruídos a mudar hábitos nocivos. Aqui deve-se criar uma política de uso, orientando as pessoas a respeito dos planos contratados.
Além disso, é bom falar sobre a melhor maneira de usá-los e quais ligações devem ser evitadas — pessoais, para celular ou interurbanas. Programas de conscientização para o engajamento de todos são atividades bastante interessantes.
Outro ponto importante é delegar aos supervisores a tarefa de zelar por essa política de uso, monitorando continuamente a utilização da telefonia. Porém, lembre-se que, a princípio, seus colaboradores estão trabalhando, então tenha certeza do que está fazendo antes de chamar a atenção de alguém.
7. Adote o VoIP
O VoIP é uma tecnologia que realiza ligações pela Internet, sendo muito implementada pelas empresas, principalmente porque ajuda a reduzir custos com telefonia. Seu funcionamento é por meio de telefones IP, softphones, aplicativos ou ATA (Adaptador de Telefone Analógico).
Além disso, sua empresa pode utilizar o PABX Virtual, sendo esta a melhor versão da já conhecida plataforma para integração das linhas e criação de ramais. Além disso, o VoIP possibilita:
- maior mobilidade — funciona em qualquer dispositivo com acesso à Internet;
- fácil integração com outros sistemas de uso da empresa;
- monitoramento em tempo real e gravação de chamadas;
- segurança — criptografia em ligações entre ramais VoIP;
- tarifas com valores reduzidos;
- sem cobranças das chamadas para filiais;
- serviços agregados — como URA (Unidade de Resposta Audível), 0800 Virtual, Número Virtual (DID), SMS em massa
8. Estabeleça metas
Para tornar essas mudanças mais sólidas na sua empresa, pode-se implementar metas a serem atingidas. Dessa forma, você consegue acompanhar dados mensurados e entender os resultados atingidos.
Porém, é importante que as metas estabelecidas sejam realmente possíveis de alcançar. Caso contrário, as pessoas envolvidas poderão se desmotivar e não se esforçar para cumpri-las. Afinal, se é inatingível, qual é a razão de continuar se empenhando, não é verdade?
9. Elabore relatórios
É muito difícil analisar dados importantes apenas por meio das faturas. Por isso, elaborar relatórios de telefonia é uma ótima forma de melhorar a gestão, visualizando de maneira rápida todas as informações necessárias para a tomada de decisões.
Aproveite para comparar os dados do relatório com os meses anteriores, a fim de entender como está o desenvolvimento da sua estratégia. Dessa forma, você encontra oportunidades de melhoria e também descobre o que está dando certo.
10. Mantenha o ciclo
Seguir todos esses passos apenas uma vez pode até surtir efeitos, mas você poderá se deparar com o problema novamente quando menos esperar. Por isso, é imprescindível fazer a avaliação periódica dos gastos e das adaptações necessárias.
Visto que a manutenção do equilíbrio financeiro de uma empresa é um dos pontos mais importantes para o gestor, as despesas e obrigações do negócio devem ser minimizadas sempre que possível.
11. Evite o co-billing
Esse termo significa co-cobrança dos serviços telefônicos entre duas operadoras, ou seja, você é cliente de uma empresa e usou o serviço de outra. É bastante comum nas empresas que fazem ligações interurbanas.
O motivo é que nessas chamadas é preciso usar o código da operadora + DDD + número do telefone. Se não for utilizado o código da empresa da qual você é cliente, será feita uma cobrança pela ligação e uma taxa de acréscimo por ter terceirizado o serviço interurbano.
Assim, a principal dica aqui é sempre utilizar o código da sua própria operadora quando fizer ligações de longa distância — sejam nacionais, sejam internacionais.
Tratando-se de custos com telefonia, apresentamos vários passos que devem ser seguidos para uma diminuição significativa da conta telefônica. Dentre as medidas sugeridas destacamos a implementação do sistema VoIP.
Essa é uma tecnologia que, com a ampliação da internet, se consolida cada vez mais. Além de reduzir custos com telefonia, a tecnologia ajuda na gestão, oferecendo dados estratégicos. Também possibilita o acesso remoto à rede da empresa.
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