Você sabia que é possível obter bons resultados com o PABX para pequenas e médias empresas? Ainda existe a crença de que esse equipamento é destinado apenas às grandes companhias, pois ele já significou um alto investimento inicial e de manutenção para manter a infraestrutura em dia. Com a telefonia 4.0, porém, já não nos preocupamos com isso.
O motivo é simples: a tecnologia agregada à telefonia transformou o modo como o PABX para pequenas e médias empresas é usado, podendo elas receberem todos os benefícios dessa central telefônica. Quer entender melhor como isso é possível? Então, confira este artigo que preparamos especialmente sobre o tema. Boa leitura!
O que é e como funciona o PABX?
O PABX é uma central telefônica que concentra todas as linhas de telefone da empresa em um único painel, de onde saem todos os ramais utilizados nos departamentos da companhia. Assim, mesmo tendo mais de um número telefônico, é possível reunir as chamadas em um único aparelho.
A sigla PABX significa Private Automatic Branch Exchange, sendo traduzido para Troca Automática de Ramais Privados. Ou seja, o painel do PABX consegue fazer sozinho o envio das ligações para os canais apropriados. Lá pelos anos de 1970 e 1980 foi popularizada a versão analógica do PABX, sendo o primeiro a fazer o trabalho de maneira automática.
Ainda assim, o PABX analógico precisava de uma estrutura complexa para comportar todas as linhas e ramais que a empresa necessitava. Isso gerava custos altos para manutenção e instalação, mesmo que ainda fossem menores que os gastos com o sistema manual anterior. Para resolver esse problema, foi preciso unir internet e telefonia, criando a telefonia VoIP.
O VoIP (Voice over Internet Protocol, ou Voz sobre Protocolo de Internet) permite ligações via internet, reduzindo gastos com chamadas telefônicas. Além do mais, com o PABX Virtual — versão da central telefônica que pode ser instalada na nuvem — as empresas ganham maior escalabilidade e redução de custos.
Quais as vantagens do PABX para pequenas e médias empresas?
Você já sabe que o custo do PABX para pequenas e médias empresas foi reduzido, justamente por ser um sistema virtualizado. Porém, há outras vantagens para quem deseja implementar o sistema e destacaremos, abaixo, os principais benefícios de ter uma central de PABX Cloud — como também é conhecido o sistema virtual.
Maior mobilidade
A mobilidade é a qualidade de uma infraestrutura que pode ser utilizada em qualquer lugar ou que permite o transporte com facilidade. No que diz respeito à telefonia, o PABX Virtual é uma tecnologia que possibilita que os colaboradores acessem a rede telefônica da empresa de qualquer ponto com acesso à internet, como é o caso dos colaboradores que estão em viagem de negócios.
Basta acessar, pela web, o painel do PABX Cloud, fazendo login com usuário e senha. Assim, ele pode participar de reuniões que estão acontecendo na sede, por meio do próprio ramal. Nesse caso, a ligação não será cobrada, pois o colaborador está conectado à rede PABX empresarial, sendo essa uma chamada interna.
Além do mais, o PABX na nuvem consegue conectar-se a diferentes dispositivos — como smartphones e tablets — podendo realizar chamadas de videoconferência. O envio de arquivos multimídia durante as ligações também é possível, oferecendo maior agilidade às negociações. Os exemplos de mobilidade são vários e contemplam até mesmo call centers.
Os operadores podem fazer login em suas residências ou espaços de coworking, criando pontos de home office para a empresa. Isso reduz custos com a estrutura da operação, enquanto mantém a qualidade do trabalho oferecido, pois o painel de configurações do PABX permite o monitoramento em tempo real de todas as atividades.
Facilidade de escalar
Ao usar o PABX, as pequenas e médias empresas têm a necessidade de que ele seja de fácil implementação e tenha baixo custo para adquirir e manter. Além disso, os gestores de pequenas e médias empresas precisam de uma ferramenta que cresça conforme o próprio negócio. Por isso, ter um sistema robusto e complexo não é o ideal.
A solução virtual do PABX mantém toda a central on-line, garantindo a disponibilidade por 24h durante 7 dias da semana. Se for preciso diminuir ou aumentar a quantidade de ramais, assim como remanejar operadores de atendimento, basta acessar o painel de configurações e fazer as mudanças necessárias. Tudo de maneira simples, fácil e rápida.
Recursos úteis
Por ser um programa instalado na internet, o PABX virtual tem um investimento inicial bem menor do que de um PABX digital, por exemplo. Além do mais, ele reúne uma série de recursos importantes para o gestor de atendimento. Veja abaixo os principais deles:
- atendimento automatizado;
- personalização de horários para o atendimento;
- discador automático;
- gravação de chamadas;
- mensagem de espera personalizada;
- desvio de chamadas (função siga-me), podendo ser utilizado com o número virtual;
- teleconferências;
- videoconferências.
Mesmo para as empresas que não trabalham diretamente com um grande volume de chamadas, como os call centers, é possível tirar vantagens desses recursos. A URA — Unidade de Resposta Audível — é uma dessas ferramentas. Trata-se da apresentação por voz de um menu digital para que o cliente navegue por opções de atendimento.
A URA pode ser integrada ao CRM, recuperando o cadastro do cliente e já o reconhecendo no ato da chamada. Assim, o próprio sistema oferece o autoatendimento para algumas demandas pontuais. Por exemplo, o consumidor está com fatura atrasada e ligou para a empresa para pedir a 2ª via de fatura.
A própria URA reconhece que há fatura em atraso e oferece o envio da 2ª via por e-mail, além de enviar o código de barras por SMS ou vocalizar para o cliente anotar. Isso diminui a carga sobre os departamentos, agiliza demandas e o próprio cliente fica satisfeito com a facilidade de não precisar falar com ninguém ou demorar para ser atendido.
A opção de falar diretamente com o colaborador é sempre ofertada na ligação para que o cliente escolha.
Administração simples
Administrar a rede do PABX em uma pequena ou média empresa é muito simples. Isso porque sua versão mais moderna, com o sistema virtual, permite que o gestor tenha acesso a várias funções. Algumas delas são:
- quantidade de chamadas e suas durações — por ramal, setor ou sede;
- possibilidade de separar as chamadas por origem ou destino;
- informações sobre tarifas das ligações;
- relatórios com dados do atendimento;
- gerenciamento da fila de atendimento.
Melhora da produtividade
Alguns processos são compartilhados entre os departamentos e isso é especialmente comum nas pequenas e médias empresas. O PABX auxilia e muito nessa questão porque as ligações entre ramais internos não são cobradas. Aliás, se houver mais de uma unidade, com o PABX Cloud também é possível fazer chamadas entre as sedes sem cobranças.
Esse simples fato já ajuda a agilizar os processos internos e dá mais produtividade para as equipes, mas isso não é tudo. O PABX Virtual consegue integrar-se a outros programas, como já dissemos, e isso facilita o trabalho do atendente que recebe todos os dados do cliente já na tela do atendimento.
Ao implementar o PABX para pequenas e médias empresas, é preciso escolher bem o parceiro de negócios. Isso porque os resultados obtidos são impactados por vários fatores e o principal deles é a prestadora do PABX Cloud. Além do mais, o serviço deve ser oferecido de forma integral — desde a implementação até a manutenção do sistema.
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