Um dos fatores mais importantes para fidelizar clientes e mantê-los sempre satisfeitos é a prestação de um bom atendimento. Por isso, montar um help desk na empresa é uma ótima estratégia para melhorar o relacionamento com os clientes e aumentar a competitividade do negócio.
A existência de um help desk influencia a forma como o cliente enxerga a marca. Isso porque a criação de um canal eficiente e eficaz de comunicação demonstra que a empresa está interessada em resolver todos os problemas e dúvidas e atender às solicitações feitas para que o cliente possa ter uma boa experiência com seus serviços.
Sabendo disso, preparamos este artigo para que você entenda o que é e como montar um help desk de qualidade em sua empresa. Acompanhe!
O que é um help desk?
O help desk trata-se de um serviço de atendimento ao cliente, que tem o objetivo de esclarecer dúvidas, solucionar problemas e prestar suporte técnico em relação aos produtos e serviços oferecidos pela empresa. A equipe de help desk pode auxiliar também na resolução de problemas técnicos internos, principalmente aqueles relacionados à utilização dos sistemas e equipamentos de TI ou telefonia da organização.
O atendimento pode ser feito por meio de diversos canais, como chat, e-mail, aplicativos ou, mais tradicionalmente, pelo telefone.
Qual é a sua importância?
O help desk, quando implementado de forma adequada, simplifica a vida do cliente e melhora o atendimento de diversas maneiras. Isso porque a equipe normalmente conta com atendentes e especialistas em suporte técnico bem preparados para atender às solicitações, fazendo com que qualquer problema seja solucionado de forma rápida.
Dessa forma, a empresa demonstra uma maior confiabilidade e faz com que os clientes se sintam mais seguros ao utilizar os serviços contratados.
Como implementar um help desk via telefone na empresa?
Para implementar um help desk eficiente e bem estruturado, é preciso tomar algumas medidas e contar com recursos e ferramentas essenciais para manter a qualidade do serviço e reduzir custos para a empresa. Veja a seguir quais são as principais.
Tenha uma boa solução de telefonia
Ao planejar o serviço de help desk é importante garantir que ele tenha capacidade suficiente para suprir à demanda de atendimento e permita fazer e receber ligações com qualidade. O PABX Cloud é uma das melhores opções nesse caso, já que, além de reduzir custos com telefonia, evita problemas, como atrasos na transmissão de voz, ecos, cortes nas ligações e dificuldades para que os clientes consigam atendimento devido à alta demanda.
Além disso, o PABX em nuvem oferece outros recursos para um bom atendimento, como:
- atendimento automático para agilizar o processo;
- gravação de conversas;
- filas de atendimento;
- caixa postal para que os clientes possam deixar recados.
Também é importante contar com um sistema de gerenciamento de chamados para organizar as solicitações recebidas.
Facilite a comunicação com um número 0800
A possibilidade de ligar para um número 0800 é muito mais atrativa para os clientes, já que esse tipo de chamada é gratuito para eles. Dessa forma, a empresa obtém um grande diferencial competitivo ao facilitar a comunicação, o que deixa os clientes mais satisfeitos.
Ao contrário do que muitos pensam, os números 0800 podem ser obtidos com tarefas acessíveis e a empresa paga somente pela quantidade de minutos consumidos.
Treine a equipe de suporte
A equipe de atendimento deve ser treinada para atender aos clientes de forma sempre cordial, registrar todos os dados referentes às solicitações e conhecer bem os serviços oferecidos para solucionar problemas de forma rápida.
Além disso, os feedbacks dados pelos clientes devem ser registrados e considerados tanto para melhorar os produtos e serviços da empresa quanto para facilitar o atendimento do help desk. Isso porque, como vários clientes fazem chamados para problemas similares, a equipe pode padronizar uma mesma forma de resolução para todos eles e agilizar o atendimento.
Com as dicas que apresentamos, você certamente conseguirá montar um bom help desk em sua empresa e melhorar a satisfação de seus clientes. É importante ressaltar que, além de ser possível implementá-lo com baixos custos, o help desk deve ser visto como um diferencial para o negócio, que pode, inclusive, melhorar sua lucratividade.
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