Quando falamos em soluções de telefonia que podem melhorar o dia a dia de uma empresa, uma dúvida é comum: como escolher o PABX Virtual e o melhor fornecedor?
A tecnologia não para de evoluir e novos sistemas têm surgido com vantagens para as empresas na realizações de suas atividades diárias. Uma dessas soluções é o PABX Virtual, uma ferramenta voltada para a melhoria da comunicação.
Neste post, nós vamos mostrar para você como realizar a escolha do melhor prestador de serviço para contratar e evitar que uma solução focada na melhoria acabe se tornando uma dor de cabeça. Continue conosco!
O PABX Virtual como central telefônica
A sigla PABX vem do inglês Private Automatic Branch Exchange, ou, em uma tradução simples, troca automática de ramais privados. O que essa ferramenta faz é concentrar em apenas um local, por meio da virtualização, uma série de linhas telefônicas, criando uma base de ramais internos.
O PABX Virtual é uma evolução do PABX tradicional, um serviço baseado em um sistema VoIP, trazendo uma série de vantagens e recursos com ele. Essa ferramenta pode ser aplicada sem a demanda de aparelhos de telefonia convencionais, sendo possível a sua utilização por meio de adaptadores para a integração.
De forma simples, o PABX Virtual utiliza a internet para a troca de áudio, podendo ser aplicado em qualquer local em que exista uma conexão com a web e utilizando diversos modelos de dispositivos. Ou seja, ao optar por um sistema PABX Virtual, sua empresa e todos os colaboradores poderão atender às ligações de qualquer local do mundo, bastando para isso uma conexão com a internet.
Vantagens
Separamos algumas das principais vantagens que uma empresa pode ter ao investir em uma solução de PABX Virtual.
Mobilidade
A rede de telefonia é gerenciada por meio de uma conexão online, permitindo que os ramais sejam instalados em diversos dispositivos e utilizados de qualquer lugar, desde a sua casa ou escritório ou até mesmo durante uma viagem.
Como não existe uma infraestrutura física a se manter, o PABX Virtual é uma ótima solução para utilizar com colaboradores remotos e parceiros de negócios.
Escalabilidade
A estrutura física de um PABX Virtual é de responsabilidade do fornecedor e por conta disso está hospedada em um Data Center próprio.
Como boa parte desses fornecedores atendem uma grande gama de clientes, eles investem constantemente em tecnologia e ampliação, sendo que a escalabilidade é de sua responsabilidade e pode ser gigante, de acordo com a demanda de sua empresa, sendo possível contratar novos recursos ou reduzir a infraestrutura conforme o necessário.
Redução de custos
Investir em uma infraestrutura física pode render altos custos e ainda exige manutenção. Já o PABX Virtual pode ser instalado com o mínimo de gasto possível.
A própria rede de computadores interna da empresa já pode suportar a instalação da interface do sistema. Além disso, o sistema do PABX Virtual é altamente adaptável para ser utilizado conforme várias especificações, utilizando-se de mobile softphones, softphones, Telefones IP, ATAs e interfaces virtuais.
Melhor atendimento ao cliente
Por fim, como última vantagem da aplicação do PABX Virtual, podemos citar um atendimento muito mais eficiente ao cliente, que fica mais satisfeito e perde menos tempo em busca de resposta para suas solicitações.
A credibilidade de sua empresa só tem a ganhar com uma ferramenta de comunicação como essa.
Os recursos do PABX Virtual
O PABX Virtual conta com um rol maior de recursos quando comparamos com sua versão analógica. Vamos listar alguns dos principais pontos.
URA
A URA é uma ferramenta que permite o atendimento automático dos clientes por meio de um menu de opções numéricas, no qual o usuário escolhe o setor desejado e é redirecionado conforme essa escolha.
Isso facilita o atendimento, pois já redireciona o cliente para o setor desejado, reduzindo o tempo de atendimento e sem a necessidade de uma primeira intervenção humana.
Relatórios de atendimento
Relatórios são muito importantes para que possamos entender como está funcionando a dinâmica do atendimento, o que pode ser melhorado, além de prevenir possíveis falhas.
É possível retirar diversos relatórios fundamentais para a gestão de comunicação com informações como o TMA (tempo médio de atendimento) e o TME (tempo médio de resposta), ambos importantes para se medir a real eficácia da operação.
Gravação de ligações
Até pouco tempo, gravar chamadas era um privilégio das grandes centrais telefônicas, contudo, o PABX Virtual nos traz essa opção de forma simples.
Pode-se utilizar uma configuração na qual todas as chamadas são gravadas de forma automática, ou, caso isso não seja necessário, o atendente pode iniciar a gravação a qualquer momento durante uma ligação.
Controle de ligações
O PABX Virtual conta com um painel administrativo que permite a visualização e controle de todos os ramais que fazem parte do sistema, melhorando o gerenciamento e verificando o status de todos. A gestão se torna muito mais simples e eficiente.
Gerenciamento de filas
Por fim, temos a fila de atendimento, que pode ser utilizada quando o número de ligações é superior à capacidade de seus atendentes.
Nesse caso, o cliente é avisado que está em uma fila para o atendimento e é possível, em alguns casos, configurar o tempo médio para que ele seja atendido.
A importância da escolha do fornecedor de PABX Virtual
Conforme os negócios crescem, existe a necessidade de investir em profissionalização de todas as áreas de uma empresa, criando novos processos para lidar com novas demandas e melhorar o atendimento aos clientes.
Esse crescimento leva à complexidade, sendo necessário buscar alternativas que facilitem o trabalho diário e minimizem as complicações. O PABX Virtual é uma dessas ferramentas que visa reduzir a complexidade.
No entanto, nem todas as opções existentes no mercado hoje são adequadas, visto que cada fornecedor oferece determinadas funções ou presta um serviço de acordo com regras que podem não se encaixar na realidade de sua empresa.
Por conta disso, é preciso ficar atento na hora de escolher o fornecedor adequado da solução para que não haja sustos e decepções. Entre os principais pontos a serem analisados podemos destacar:
- tempo de atuação no mercado;
- indicações recebidas de outros clientes;
- suporte adequado;
- preços competitivos;
- planos de tarifas claros;
Pesquisar no mercado e falar com alguns clientes de cada fornecedor prospectado para entender a qualidade do serviço por ele prestado e do seu atendimento é fundamental.
Chegamos ao fim deste post e esperamos que ele possa ter esclarecido para você como escolher o PABX Virtual e o melhor fornecedor, lembrando que essa solução pode trazer um grande impacto em redução de custos e melhoria do atendimento para a sua empresa.
Quer saber mais sobre as vantagens do PABX Virtual? Entre em contato conosco!
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