O que é RFP e como elaborá-la?

Diversas empresas enfrentam adversidades na relação com seus fornecedores, como mercadorias abaixo do padrão exigido pela organização, preços exorbitantes e entregas fora do prazo. Para evitar essas situações, existe a RFP.

Se você ainda não sabe o que é RFP e nem em que ela pode ser útil, fique tranquilo. Neste post vamos abordar esse assunto para que você veja os benefícios que a RFP pode trazer ao seu negócio. Leia e confira!

O que é RFP?

A sigla significa Request for Proposal , pode ser __ traduzida como Solicitação de Propostas. Trata-se de um documento que expõe de modo formal e por escrito as informações sobre a organização e os produtos e serviços fornecidos a ela. Na RFP é detalhado os requisitos esperados dos fornecedores pela empresa e qual a forma de análise das propostas recebidas.

A Solicitação de Propostas é um documento que deve ser elaborado com muito cuidado para não prejudicar a sua empresa. Na RFP é descrito o escopo do projeto e do produto, cronogramas, premissas e restrições, responsabilidades, governança do projeto, modelo de orçamento, formas de pagamento, termos e condições, entre outras informações relevantes.

Qual a importância da RFP?

A RFP é um documento de suma importância por ser um documento que formaliza a relação da empresa com os fornecedores, deixando claro os detalhes, o nível do serviço solicitado e os riscos e benefícios de cada proposta. Além disso, por meio dela é possível reconhecer o que cada fornecedor tem a oferecer, facilitando a tomada de decisões.

Como elaborar uma RFP?

A elaboração de uma RFP pode variar de empresa para empresa, mas há passos básicos a serem seguidos para a criação desse documento. Confira!

Escolha pessoas adequadas

Procure contar com quem sabe de cada detalhe do que a empresa espera do produto ou serviço contratado de um fornecedor. Faça com que esses colaboradores se atentem à linguagem empregada — é importante que o documento seja técnico e formal.

Tenha atenção para não deixar nada de fora

Na elaboração desse documento, todo cuidado é importante, afinal são muitas as informações que precisam ser incluídas. Entre elas, você deve considerar e definir:

escopo: o trabalho que será feito no projeto e o produto que será apresentado;
cronograma: prazo para solucionar dúvidas, enviar a proposta, soluções técnicas;
responsabilidades: o que é de responsabilidade da empresa e o que é do fornecedor;
premissas e restrições: pressupostos para a execução do projeto e aquilo que o restringe;
governança: modelo de gestão desejado;
modelo de orçamento: formato em que se deseja receber o orçamento;
pagamento: explicita quais as formas de pagamento;
termos e condições: confidencialidade, publicidade, entre outros.

Preencha o documento adequadamente

Agora, coloque na RFP os dados que foram recolhidos. Em grande parte das RFPs, constam os tópicos:

resumo executivo;
descrição do projeto;
design e requisitos funcionais;
solicitação de detalhes do fornecedor;
capacidade de entrega do fornecedor;
critérios de avaliação;
diretrizes de submissão;
datas.

Preencha-os adequadamente, uma vez que é por meio desses dados que você vai poder analisar qual fornecedor é o ideal para entregar o que você precisa.

Revise o documento

Essa etapa pode e deve ser realizada em conjunto com seus colaboradores para que tudo saia bem. Lembre-se que para elaborar uma RFP é preciso tomar alguns cuidados, como:

a linguagem empregada deve estar de acordo com o padrão, e devem ser utilizados os termos necessários;
a descrição do projeto não deve ser restritiva, mostre as necessidades da sua empresa e não somente as soluções que precisam;
não divulgue a RFP nas redes sociais e nem para outras empresas, mas apenas para aquelas que foram selecionadas pela equipe e que podem cumprir com o proposto.

Como ter sucesso em uma RFP?

Existem vários formatos de RFP. Examine alguns para ver se cobrem suas necessidades; se não, modifique-os ou crie um novo. Tenha cuidado ao colocar os intervalos de preços pretendidos nas RFP, pois um fornecedor poderia até ter uma oferta abaixo do seu valor mínimo e subi-lo ao ver o que você definiu como mínimo na sua proposta.

Agora que você já sabe o que é RFP, aplique-a na sua empresa e tenha sucesso! Lembre-se que essa ferramenta pode ser de grande ajuda no relacionamento com seus fornecedores. Lembre-se também de ser gentil nesse contato, oferecer as informações necessárias e dar tempo suficiente para os fornecedores responderem a RFP para que você receba mais propostas, o que pode facilitar a sua escolha.

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