Call Center Virtual: saiba o que é e quais são as suas vantagens!

Ter uma central de atendimento é essencial para qualquer negócio, até mesmo para as pequenas e médias empresas. Muitos gestores argumentam contudo que é caro demais manter esse serviço de atendimento telefônico e por isso queremos apresentar o call center virtual para você. Sabemos que as centrais telefônicas precisam de tecnologia, mas com essa nova estratégia as inovações desempenham o papel principal.

A transformação digital chega até o atendimento, tornando a tecnologia o principal apoio dos sistemas utilizados no call center virtual. Quer entender melhor como funciona esse conceito e quais são suas as vantagens? Se prepara, pois vamos contar tudo o que você precisa saber para começar sua central de atendimento pela nuvem. Boa leitura!

O que é Call Center Virtual?

O conceito de “virtualização” tomou maior amplitude depois da telefonia 4.0, pois é ela que permite unir processos importantes à Internet. Por isso, muitos sistemas e equipamentos necessários para o funcionamento do call center são virtuais. Isso quer dizer que:

não é preciso ter um data base próprio para armazenar as chamadas gravadas, visto que elas são guardadas na nuvem;
basta ter uma conexão estável de Internet para ter uma central de atendimento com os benefícios do PABX Virtual;
os números 0800 virtuais são ótimos para oferecer um canal gratuito com custos mais baixos, em comparação com o serviço tradicional.

Um call center virtual é isso: uma central de atendimento que tem a tecnologia como base principal para executar os serviços para o público. Esse tipo de central, então, conta com ferramentas e recursos que são disponibilizados de maneira online — pela nuvem.

Quais são as vantagens da central de atendimento virtual?

Menos custos

Os sistemas virtuais são oferecidos e instalados de maneira remota em um servidor hospedado em nuvem. Isso significa que não há necessidade de gastar com:

deslocamento da equipe de instalação;
liberação de espaço físico;
aquisição de um time de TI especializado para fazer reparos e manutenções.

Mais produtividade

O aumento da produtividade nas vendas e no atendimento é nítido. Isso porque o call center virtual automatiza tarefas e diminui o trabalho repetitivo do atendente, de forma que ele possa focar exatamente no que precisa. Os discadores automáticos, por exemplo, fazem a ligação de maneira programada.

Maior mobilidade

Por serem oferecidos em nuvem, os sistemas do call center podem ser acessados de qualquer lugar do mundo — basta ter o nome de usuário e a senha. Dessa forma, os colaboradores podem executar seus trabalhos de qualquer lugar com acesso à Internet:

home offices;
espaços coworking;
viagens de negócio.

Alta escalabilidade

Ser escalável é uma necessidade das empresas do século 21. Isso significa que elas precisam ter a habilidade de aumentar e diminuir a capacidade de atendimento de acordo com o volume de chamadas e demandas de suporte. Com os sistemas virtuais você pode acrescentar ou remover facilmente posições de atendimento.

Manutenção pontual

As manutenções são de responsabilidade da fornecedora dos sistemas. Então, o processo é simples e rápido, com atualizações enviadas via Internet — o que diminui mais ainda os custos das empresas.

Dados para gestão

Com um call center virtual, é fácil coletar, organizar e analisar dados importantes de atendimento. Com uma central virtualizada, os próprios programas têm a capacidade de oferecer relatórios sobre as chamadas, informando o desempenho de acordo com os indicadores de atendimento.

Como implementar o Call Center Virtual?

A implementação de um call center virtual é simples. Primeiro, o gestor precisa se preocupar com a velocidade de conexão. Ela deve ser suficiente para suportar as chamadas da central inteira. Caso sua central seja de tamanho médio e tenha um alto volume de ligações, o ideal é ter um link de Internet somente para ela e outro para as demais necessidades da empresa.

Dito isso, outro ponto importante é treinar seus colaboradores para lidarem bem com a mudança de tecnologia. Afinal, uma equipe bem capacitada faz parte do sucesso da central. A integração entre os sistemas deve ser pensada com antecedência. A URA (Unidade de Resposta Audível), por exemplo, deve receber as informações do banco de dados.

Por fim, é preciso escolher bem a parceria na hora de adquirir seu call center virtual. Isso porque a fornecedora dos sistemas deve ter credibilidade no mercado, oferecer suporte integral e entender a respeito das necessidades de atendimento e consumo. Por isso, pense na Converse Telecom como uma opção para o time de sucesso que você precisa.

Somos uma empresa com 10 anos de história e temos como objetivo quebrar os limites da comunicação por telefone. Por isso, entre em contato com o nosso time e saiba o que podemos fazer por você!